01 E-Rechnung
Jede finalisierte Rechnung aus der Bestattungs.App ist eine E-Rechnung nach ZUGFeRD/Factur-X (EN 16931). Sie sieht aus wie Ihre bisherige Rechnung mit Briefpapier und Logo und enthält zusätzlich die strukturierten Daten für die Buchhaltung des Empfängers.
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beziehungsweise 2028 müssen sie sie auch ausstellen. Für Bestattungshäuser betrifft das Rechnungen an Heime, Betreuungsvereine, Kostenträger, Behörden und Geschäftskunden. In der Bestattungs.App hinterlegen Sie einmal Ihre USt-IdNr.; alles Weitere passiert beim Finalisieren der Rechnung.
02 Was gilt?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Die Rechnung eines Sargherstellers oder Floristen darf nicht mehr zurückgewiesen werden, nur weil sie als Hybrid-PDF kommt.
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen an Unternehmen noch auf Papier oder als einfaches PDF gehen. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle.
Rechnungen an Pflegeheime, Betreuungsvereine, Nachlasspfleger, Sozial- und Ordnungsämter, Versicherungen, Krankenhäuser und andere Bestatter. Kurz: alle Empfänger, die keine Privatpersonen sind.
Rechnungen an Angehörige und andere Privatpersonen sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Empfangen können muss allerdings auch ein Haus, das nur Privatkunden hat.
Ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931, das eine Buchhaltung maschinell einlesen kann. Ein eingescanntes oder aus Word erzeugtes PDF zählt nicht dazu.
Fristen und Ausnahmen stammen aus dem Wachstumschancengesetz und den zugehörigen Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Was für Ihr Haus im Einzelfall gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
03 Formate
Die europäische Norm legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert sind. ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Umsetzungen dieser Norm.
Ein normales PDF, in dem zusätzlich eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten steckt. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungsprogramme lesen das XML. Factur-X ist die französische Bezeichnung desselben Standards.
Nur Daten, kein Sichtbild. XRechnung ist der Standard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Bundesbehörden und viele Landesbehörden verlangen sie mit Leitweg-ID über ihre Rechnungsportale.
ZUGFeRD-Rechnungen sind PDF/A-3-Dateien, ein Archivformat, das die eingebettete XML mitführt und langfristig lesbar bleibt. Die Bestattungs.App erzeugt genau dieses Format.
Ein PDF ohne strukturierte Daten gilt ab der Ausstellungspflicht nicht mehr als Rechnung an ein Unternehmen, auch dann nicht, wenn es per E-Mail verschickt wird.
Dasselbe Blatt wie bisher. Ob die Buchhaltung des Empfängers die eingebetteten Daten nutzt, entscheidet sie selbst.
04 In der Bestattungs.App
Sobald eine Rechnung ihre Nummer bekommt, wird sie als ZUGFeRD/Factur-X ausgegeben. Es gibt dafür keinen eigenen Arbeitsschritt.
Briefpapier, Logo, Faltmarken und QR-Code bleiben, wie sie sind. Wir haben das PDF vor und nach der Umwandlung Bild für Bild verglichen.
Das Profil, das Buchhaltungssoftware und Steuerberater erwarten. Positionen, Steuersätze, Nachlässe und Vorauszahlungen werden normkonform abgebildet.
Durchlaufende Posten wie Friedhofsgebühren oder Anzeigen erscheinen als steuerfreie Positionen mit dem passenden Befreiungsgrund, so wie sie auch auf dem Blatt stehen.
XML und PDF haben wir mit dem ZUGFeRD-Validator Mustang und dem PDF/A-Prüfer veraPDF geprüft, jeweils ohne Fehler.
Mail-Anhang aus dem Fall, Download, Druck und Sammelexport an den Steuerberater liefern dieselbe E-Rechnung. Angebote und Stornos bleiben normale PDFs.
Die Norm verlangt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers. Sie hinterlegen sie einmal je Filiale in den Einstellungen.
Die E-Rechnung gehört zum Plan, für alle Kunden und ohne Freischaltung.
05 Ablauf
Leistungen, Auslagen und Fremdkosten stehen im Sterbefall, mit Steuersätzen und Leistungsarten aus Ihrem Artikelstamm.
Sie übernehmen die Positionen per Klick in die Rechnung und wählen den Empfänger aus dem Fall. Die Rechnungstexte sind vorbelegt.
Die Rechnung bekommt ihre Nummer aus dem Nummernkreis. Ab jetzt ist sie eine E-Rechnung.
Als Mail-Anhang aus dem Fall, als Download oder im Sammelexport. Der Beleg bleibt am Fall, der Versand steht in der Korrespondenz.
06 Checkliste
Sieben Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können. Unsere Antworten stehen auf dieser Seite.
07 Häufige Fragen
Ja, für Rechnungen an andere Unternehmen und Einrichtungen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht, sie auszustellen, greift ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Verbindliche Auskunft gibt Ihr Steuerberater.
Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. ZUGFeRD/Factur-X ist ein Hybrid-PDF: Die Rechnung sieht aus wie immer und enthält zusätzlich die strukturierten Daten. Das passt für Heime, Betreuungsvereine, Kostenträger und Geschäftskunden. XRechnung ist reines XML und wird vor allem von Bundes- und Landesbehörden mit Leitweg-ID verlangt. Die Bestattungs.App gibt jede Rechnung als ZUGFeRD/Factur-X aus; XRechnung für Behörden richten wir bei Bedarf ein.
Nein. Jede finalisierte Rechnung wird automatisch als E-Rechnung ausgegeben, ohne Zusatzsoftware und ohne Aufpreis. Das Aussehen der Rechnung ändert sich nicht. Einmalig hinterlegen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihrer Filiale, weil die Norm sie verlangt.
Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Sie bekommen trotzdem dasselbe PDF. Die eingebetteten Daten stören nicht, und wenn eine Erbengemeinschaft die Rechnung an eine Firma oder Behörde weiterreicht, ist sie bereits konform.
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach, das ist die gesetzliche Mindestanforderung. Eingehende Rechnungen von Lieferanten verarbeitet Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater; die Bestattungs.App erstellt die ausgehenden E-Rechnungen aus dem Sterbefall heraus.
08 Kontakt
In einer kostenlosen Demo erzeugen wir aus einem Fall, wie er bei Ihnen vorkommt, eine fertige E-Rechnung mit Ihrem Briefpapier.